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¿Cómo lograr el éxito con metodologías Agile?

September 05, 2019

Los principios y valores Agile están generando buenos resultados en diversas industrias pero ¿Cuál es la causa? ¿En qué entornos esta metodología es aplicable?

A pesar de que actualmente el término “agile” se aplica para cualquier forma de trabajo que suponga un cambio con respecto a los métodos tradicionales, no significa que se estén siguiendo los principios propuestos por esta metodología.  

Por tanto, los resultados esperados no serán siempre positivos. Para ello es preciso analizar previamente en qué consiste este conjunto de prácticas que están revolucionando las industrias y las situaciones en las que debe aplicarse para conseguir los resultados deseados.

¿Por qué?

Las metodologías agile surgieron de los grupos de ingeniería de software a finales de los 90s cuando los equipos de desarrollo percibieron que los proyectos tenían carencias relevantes:

• Los entregables no correspondían con las expectativas de clientes y había mucho trabajo que rehacer
• Los proyectos tenían importantes retrasos en las entregas
• Los costes de los proyectos se incrementaban

El manifestó Agile, redactado en enero del 2001 estableció los valores y principios que han guiado a muchos equipos de trabajo. Estos principios han sido un cambio de paradigma:

• Incluyen al cliente en los grupos de trabajo
• Proponen entregas menores y continuas para controlar el cumplimiento de las expectativas y la adaptación a los cambios
• Revisan la forma de trabajar de los equipos, buscando una mejora continua

Los problemas de la industria del software se han dado en otros sectores. De ahí que el mindset agile y la forma de trabajar de las metodologías agile se haya propagado.

Los pilares del Agile

Aunque la compañías realizan grandes esfuerzos para adoptar esta metodología, la realidad es que son pocas las que llegan a implantar a largo plazo esta forma de trabajo. Para conseguir que estas nuevas rutinas perduren a largo plazo en las compañías, se deben conocer los pilares que conforman esta metodología:

• Customer centric: incluyendo al cliente en el equipo de trabajo, se garantiza tener la información actualizada según las necesidades
• Objetivos comunes  y priorización por valor: las metodologías agiles gestionan el trabajo por entregas priorizadas según valor. Los objetivos son definidos por todo el equipo, con el propósito de que todos los aspectos se tengan presentes: comerciales, técnicos, operativos…
• Equipos multidisciplinares autogestionados: los miembros del equipo son quienes mejor saben cómo conseguir los objetivos de la forma más eficiente posible a través de un contacto continuo y la planificación de iteraciones cortas
• Mejora continua: fijar unos objetivos medibles y comprobar constantemente su consecución, evaluar cómo trabajar mejor en equipo...

¿Cuándo?

La gestión tradicional de proyectos aplica cuando el alcance es claro y los equipos tienen unos criterios explícitos de lo que tienen que desarrollar.

Sin embargo, a día de hoy, cada vez es más frecuente que en los entornos se produzcan cambios y se den situaciones que no estaban contempladas, obligando a los equipos a gestionar con autonomía nuevas situaciones para  cumplir los objetivos. Las metodologías agile ayudan a priorizar el trabajo según su valor.

Mediante la gestión tradicional de los proyectos, la incertidumbre que existe a lo largo de su desarrollo, se gestiona mediante la definición de todo el proyecto desde el principio de forma detallada. Sin embargo, aunque se detallen todas las tareas, todo proyecto está expuesto a diferentes factores externos que pueden afectar a variables como tiempos, costes, alcance…

Por tanto, cuando se produce una situación de incertidumbre derivada de un factor no controlable, la gestión tradicional es incapaz de acometer con el éxito esperado las desviaciones producidas.

Las metodologías agile ofrecen modelos que se adaptan mejor a este tipo de circunstancias frente a la gestión tradicional. La capacidad de adaptación que ofrecen este tipo de metodologías, permiten mayor competitividad.

En proyectos donde el alcance no está totalmente definido. Los equipos multidisciplinares y autogestionados que trabajan con unos objetivos y unas prioridades claras, consiguen aportar resultaros antes y de más valor a los clientes.

La coexistencia de ambas formas de gestión es no sólo posible, sino cada vez más común en los modelos llamados bi-modales.

Éxito en su implementación

Hay muchas metodologías englobadas dentro de lo que se conoce como Agile: Scrum, Extremme Programmig (XP), Test Driven Development… y otras heredadas de los entornos de fabricación, como Kanban, Lean Development...

El uso de unas u otras depende de la naturaleza del producto/proyecto. Es decir, no es conveniente aplicar una metodología concreta para todos los proyectos, de diferentes ámbitos, que se ejecutan en una compañía.

A su vez, existen otros factores que pueden influir en la adopción de una metodología u otra, principalmente relacionada con el equipo, las personas y la cultura.

Sin embargo, el éxito de los proyectos se basa en respetar los valores y principios definidos en el manifiesto:

• Formar equipos de trabajo con unos objetivos claros y medibles
• Tener equipos multidisciplinares que incluyan al cliente
• Dotar a los equipos de la capacidad de autogestionarse y flexibilidad, aspectos clave para entornos cambiantes que requieren una rápida adaptación
• Trabajar en iteraciones cortas priorizadas por valor
• Realizar demostraciones al final de cada iteración para validar con los clientes y poder adaptarse a nuevos inputs
• Revisar de manera periódica la forma de trabajar para buscar la mejora continua
• Medir la consecución de los objetivos y garantizar que se está aportando valor

Para conseguir los resultados que proporcionan las metodologías Agiles es preciso interiorizar aspectos clave relacionados con su implantación, así como modificar rutinas de trabajo tradicionales que producen multitud de retrasos, incremento de costes e implicación de personas ajenas.

En resumen, para lograr que las metodologías ágiles formen parte del día a día de los integrantes de una compañía y dicha situación se establezca a largo plazo, se debe tener en cuenta diversos factores. En primer lugar, es preciso elegir la metodología que mejor encaje con el tipo de trabajo o tarea: repetitivo, predecible, tradicional, incertidumbre... Posteriormente se debe seguir con disciplina los principios y pilares que caracterizan al Agile.

Para ello en muchos casos, es necesario contar con especialistas en este ámbito. Es necesario un proceso de transformación y aprendizaje en las personas que no se produce de forma instantánea. El cambio incluye:

• Nuevos roles y responsabilidades
• Nuevas rutinas de trabajo
• Nuevas formas de contribución
• Orientación a mejoras continuas y al cliente

En algunos casos, estas prácticas caen en desuso por la falta de directrices para adoptar nuevas formas de trabajo y rutinas, aunque suponga un ahorro de tiempo y mayor tasa éxito.

Por ello es preciso, elaborar diferentes planes de contingencia para los casos en los que existan desviaciones.

Agile será adquirido cuando:

• La transformación se guíe por prioridades claras y entendidas por las personas
• Los objetivos sean formulados de manera conjunta, los cambios sean progresivos, así como fáciles de asimilar
• Los objetivos sean revisados y se trabaje para conseguir una mejora continua

Las personas + el management + la cultura + herramientas + governance hacen posible alcanzar el éxito.